O terceiro post de nossa série sobre Endomarketing trata de um tema que é a base do planejamento da comunicação interna empresarial: as boas práticas. Entenda quais são as atitudes que fazem a diferença nos resultados das ações de endomarketing
A importância da comunicação interna não é segredo, praticamente, para nenhuma empresa. Mesmo que, em muitos casos, o sistema não seja tão organizado ou padronizado, qualquer comunicado, e-mail ou reunião (tão presentes no cotidiano de diversos profissionais) são sinônimos de comunicação.
Quando se tem um emissor (quem fala ou escreve), uma mensagem e um receptor (quem ouve ou lê), acontece a comunicação. Esta é sua definição básica e significa que a praticamos a todo instante!
O “x” da questão é que ações isoladas de comunicação em uma empresa não geram os bons resultados que um sistema estruturado poderia gerar. Muitas vezes, a comunicação só é lembrada na hora de lidar com problemas urgentes, e não faz parte de um conjunto contínuo de ações.
É preciso pensar que, caso se queira causar um impacto real no engajamento e percepção dos colaboradores sobre a empresa, é preciso abandonar a prática de mensagens esporádicas e abraçar um plano consistente de endomarketing.
Como começar do zero esse planejamento ou otimizar aquele já existente em uma empresa? Saiba que é mais simples do que parece. O endomarketing é uma combinação de ações do departamento de Marketing junto ao RH de uma corporação. É a combinação perfeita entre recursos de comunicação e gestão de pessoas. Seu objetivo é, basicamente, “vender” a empresa para os próprios colaboradores, fazendo com que eles realmente a adorem (amém?) e vistam sua camisa, tornando-se brandlovers.
Então, vamos lá!
Confira a seguir quais são os “mandamentos” da comunicação interna, o pilar do endomarketing.
1. É um hábito
Para que os canais oficiais da empresa realmente se tornem referência para os colaboradores e sejam a primeira fonte a ser consultada em situações de dúvidas, problemas ou mesmo quando se busca informações simples do cotidiano, o primeiro passo é fazer as pessoas terem por hábito acessar tais canais.
Seja um blog, site, portal, painel, e-mail – independentemente do meio – ele precisa estar arraigado à cultura da empresa, para que as pessoas se lembrem de acessá-los quando precisarem. Para isso, é necessário que tais meios estejam sempre atualizados, contenham informações confiáveis e sigam uma periodicidade de contato com os colaboradores.
De acordo com o planejamento, defina uma frequência ideal de comunicação e torne-a um hábito saudável dentro de sua empresa. Uma vez iniciada, será fácil cultivá-la, e essa é a grande vantagem de tê-la por hábito!
2. Tem um propósito
Tão importante quanto definir a frequência e os meios pelos quais a comunicação será feita, é preciso pensar em seu propósito. Isso é válido desde objetivos pontuais, como comunicar um evento, uma visita importante à empresa ou o cardápio da semana do refeitório, até propósitos maiores, como aumentar a produtividade, o engajamento e tornar os colaboradores mais cientes dos valores e rumos da empresa.
Os propósitos são o que farão a comunicação ter sentido e se fazer necessária entre seu time. Percebendo sua importância, será mais natural fazer com que os colaboradores realmente se engajem.
3. É clara
Evite ruídos e mal entendidos em sua comunicação prezando por uma linguagem acessível e próxima dos colaboradores. Essa é a principal forma de garantir que sua mensagem será entendida por todos e surtirá os efeitos esperados.
Para isso, evite jargões técnicos (termos muito específicos de uma área profissional), formalidades excessivas e grandes quantidades de informação de uma só vez.
4. Tem tom de voz equilibrado
Da mesma forma que a linguagem deve ser clara, o tom de voz precisa ser equilibrado nas mensagens. Nada de pesar demais na cobrança ou ser somente uma fonte de frases inspiradoras para todos. A dose ideal de comunicação interna visa tanto motivar colaboradores quanto deixar claro que determinados resultados são esperados de seu trabalho.
Sempre que necessário, balanceie o tom de cobrança com incentivos e encorajamento. Há também as mensagens neutras, que visam somente informar. O equilíbrio gerará a forma correta de se relacionar com o time de colaboradores, tornando o processo agradável e impactante.
5. Tem a cara de sua empresa
Existem empresas mais descontraídas, outras mais formais. Há tanto os profissionais do tipo que preferem uma comunicação mais sisuda, quanto outros que aderem aos memes, gifs e outras formas mais leves de enviar mensagens.
Não há certo e errado. O ideal é escolher o meio e os recursos visuais que mais serão aceitos pelos colaboradores. Quanto mais eles forem relacionados à cara da empresa, mais eficientes serão. Por isso, nada de forçar a barra. Vá, aos poucos, entendendo aquilo que faz mais sentido no ambiente de sua empresa.
6. Escuta antes de falar
Pesquise previamente com os colaboradores o que eles consideram importante na comunicação interna, quais temas e conteúdos acham relevantes para seu trabalho, que lacunas pensam que devem ser supridas no dia a dia da empresa, quais meios mais usam.
Nada mais saudável do que ouvir o próprio público da comunicação interna para acertar em todos os aspectos que falamos até aqui. A pesquisa gerará um bom material para analisar e traçar estratégias que realmente façam a diferença em sua empresa.
Durante a execução, também esteja atento aos feedbacks e torne o processo horizontal, com direito à voz a todas as pessoas que têm algo a acrescentar.
7. Parte da liderança como exemplo
Uma liderança acessível é um bom ponto de partida para a comunicação empresarial andar. Quando as pessoas já estão acostumadas ao diálogo com seus líderes, tendem a aceitar melhor a comunicação oficial da empresa.
Dissolvendo-se a sensação de hierarquia, também se gera uma dinâmica mais transparente e participativa de comunicação. Isso, certamente, traz muitos benefícios para o ambiente de trabalho, pois faz com que todos confiem e se sintam parte da empresa.
8. É inovadora
Processos muito repetitivos tendem a saturar o público. Por isso, é importante inovar nas formas e meios de comunicação utilizados. A diversificação dos canais e formatos ajuda muito a conquistar mais a atenção dos colaboradores.
Se há muito tempo sua empresa está acostumada aos velhos anúncios no papel, por exemplo, pode ser a hora de modernizar suas ferramentas para meios digitais. Eles costumam ser mais cativantes e dinâmicos, o que pode melhorar suas chances de sucesso.
O importante é sempre diversificar, utilizando, além de textos, alguns vídeos, imagens e conteúdos que tragam um respiro para a sua comunicação. Você pode, inclusive, intercalar esses processos virtuais com eventos presenciais, para ressaltar o fator humano de seu endomarketing.
9. Tem o timing certo
Sabemos que não é a todo momento que as pessoas podem parar para ler um conteúdo enviado pelo marketing interno ou pelo RH, principalmente se estão com muito trabalho a fazer.
Priorize momentos estratégicos para emitir as mensagens, como no primeiro horário do expediente, horário de almoço ou próximo do fim da tarde. Esses são os momentos em que as pessoas costumam parar para ler emails e avisos antes de entrar ou após sair do fluxo de trabalho. Por isso, pesquise qual o melhor momento para se relacionar com eles e capriche no timing das mensagens.
10. Une os colaboradores
O propósito de se ter uma comunicação interna é, sobretudo, alinhar os colaboradores sob uma mesma visão e missão da empresa, certo? Por isso, incentive a comunicação entre departamentos e os diferentes times a se conhecerem.
A comunicação interna não precisa partir somente do RH ou do Marketing. Ela pode – e deve – ser feita entre os departamentos também. Dessa forma, compartilha-se conhecimento, ajuda e resoluções sem, necessariamente, enfrentar-se um processo burocrático de contato.
Conclusão
Após tanto planejamento e cuidados, acompanhe sempre os resultados que a comunicação gerar na empresa. As métricas de audiência, reações e engajamento ajudarão a entender se os processos adotados estão impactando e se há algo a melhorar.
Mensurar os resultados é um termômetro do sucesso, não deixe de acompanhar essa etapa para alinhar ainda mais suas estratégias.
Essas boas práticas serão a garantia de que seu investimento em comunicação interna dará o retorno certo em produtividade e rendimento dos colaboradores! Se você deseja entender mais no que pode investir para ter ótimos resultados, veja nosso post sobre ferramentas digitais de endomarketing para motivar colaboradores, ou entre em contato com nossos consultores!